こんにちは。エンジニアの濱田（ @hamakou108 ）です。
前回の記事に引き続き、社内ハッカソンの模様をレポートしたいと思います。
社内ハッカソンの概要については前回の記事の説明を引用します。
- 目的は、「エンジニアが他のチームの業務を理解すること & 他のチームがエンジニアの仕事を理解すること」
- テーマは「チームの業務効率化」
- 10:00~17:00でヒアリングと実装を行う
- 各チーム5分で発表
ライティングチームについて
今回のハッカソンではライティングチームとして、ライティング部のメンバーと共に業務効率化を図るための作品を制作しました。 ライティング部では弊社サービスM&Aクラウドに買収・出資を行いたい企業様の募集掲載ページを作成するため、取材やライティング、募集公開に向けたスケジュール管理などを行っています。
チーム名は横浜エクセレント。偶然にもチームメンバーの名字の頭文字をすべて含む住所を開始5分で発見し、その住所付近にあるエクセレントなビル名を拝借しました。
ハッカソン当日の流れ
課題の洗い出し
まず最初にライティング部の業務フローを教えていただき、それぞれのフェーズで抱えている課題の洗い出しを行いました。
図中で丸で囲まれた箇所が作業のフェーズを表しており、矢印に従って次のフェーズへと進んでいきます。 実際には担当者の移り変わりなどを考慮したより細かいフェーズが存在するのですが、課題の洗い出しに注力するため単純化しています。
この時間では各フェーズについて一つ一つ議論し、時間が掛かる作業、合理的でない作業、ミスが発生しやすい作業などをマインドマップのようにメモしていきました。 一通り課題が出揃ってから全体を俯瞰し、どのペインが大きいかライティング部のメンバーは意見を出し、自分はエンジニアの立場で制限時間内でどのような解決手段が取れそうか意見を出し、協力しながらフォーカスする課題を絞っていきました。
最終的に対象となったのは一番目のフェーズ「取材日程調整」に関わる課題です。
何を制作するか決める
取材日程調整における課題には以下のようなものがありました。
- 取材関係者のスケジュールが変わりやすいため、日程調整がしづらい
- スケジュール調整を目検で行っているため、工数が掛かる
- 上記などが要因で日程調整が長引きやすいため、掲載までのスピードが落ちたり、掲載に至らなかったりする
課題を分析していくことで細かい問題点が募集掲載数という重要な KPI に影響を与えている可能性があるということが見えてきました。 これらの課題を解決できる以下のような特徴を備えた日程調整システムを作ることを今回のハッカソンでは目標としました。
- 取材関係者のスケジュールを一括管理すること
- 日程の調整を効率よくスピーディーに行うこと
制作
大きな目標を掲げたものの、このような日程調整システムを一日でスクラッチで開発するのは目に見えて困難です。 そこで今回はスケコンというサービスをベースにして、弊社のライティング業務にフィットしない部分や不足している部分を Zapier というサービスで調整・補完する方針で制作を進めました。
スケコンでは Google Calender と連携して自動的に参加者の空き時間に合わせて候補日程を決定することができます。
また Zapier は複数のサービス連携を GUI から簡単に行うことができるいわゆる iPaaS です。 スケコン経由で Google Calender に予定が追加されると、それをトリガーにして日程調整の後続作業の一部を自動的に行う Zap （ Zapier 上の一連の自動化タスクの通称）を作成しました。
- 日程が確定したことを部内の関係者に通知する必要がある。 -> Slack のライティング部のチャンネルに日程および Google Calender の予定の URL を載せたメッセージを自動送信！
- 先方に確定した日程および取材にあたっての注意点などをメールで知らせる必要がある。 -> Gmail 上で日程や注意事項が記された下書きメール 1 を自動作成！
- 取材先企業様との契約の進捗管理表を更新する必要がある。 -> Google Sheet の契約管理表の取材先企業の列を探して自動更新！
Zapier は他にも様々なサービスと連携が可能で、例えば契約管理が Salesforce に移行した場合に連携先を Salesforce に変更するといったことも簡単にできるので非常に便利です。
結果とその後
残念ながら最優秀賞を勝ち取ることはできませんでした。 しかし作成した Zap について他の部署から真似してみたいという声が上がるなど評価していただける点もあり、有意義な成果物になったと思います。
また課題の洗い出しの際に挙がったもののハッカソンでは解決できなかった項目の一部は Issue としてまとめられ、後々の開発で実装されました。 ハッカソンの目的の一つ「エンジニアが他のチームの業務を理解すること」をより進んだレベルで達成できたように感じています。
ハッカソンのような普段あまりプロダクトチームに届かない声を拾う機会が事業の成長の芽になりうるのだなということを実感しました。 引き続き One Team のバリューに沿って全社一丸となって成長していきたいと思います！
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取引先企業様に合わせて文面を微調整する可能性があるため、送信は行わずに下書きの作成のみに留めています。↩
